Nå er tiden inne til å få alle berørte engasjert ved å skrive ned hvordan de utfører aktivitetene som de har ansvaret for ved å fastsette:
- hvem som er ansvarlig for å utføre og kontrollere aktivitetene
- hvor aktivitetene utføres,
- når det skjer, og
- hva som skjer, dvs. hvordan aktiviteten utføres.
Noen viktige detaljer du må ta i betraktning er:
a) Hvis det er en jobb som utføres av en person som har opplæring eller er spesialist, kan det godt være at du bare trenger å referere til type person og kvalifikasjonene i stedet for en detaljert beskrivelse av jobben, for eksempel sveiser, konsulent, grafiker, osv.
b) En annen spesialisert situasjon er forskningsarbeid hvor det noteres hva som er gjort og hva resultatet ble. Du må sørge for at forskere gjør arbeidet sitt tilgjengelig slik at andre i virksomheten kan dra nytte av det.
c) Hvis arbeidet imidlertid utføres av tilfeldig arbeidskraft, eller virksomheten stiller egne krav, kan flere detaljer være nødvendig.
d) Det kan være nødvendig å fastsette rekkefølgen av aktiviteter, for eksempel:
- Hvordan registreres den første forespørselen?
- Hvordan opprettes en sak?
- Hvordan startes arbeidet?
- Hvem overvåker fremdrift?
- Hvordan utføres og kontrolleres arbeidet?
- Hvem bestemmer når arbeidet er ferdig?
- Hvordan skjer leveranser?
- Hvilke oppfølgingstiltak er nødvendige og hvem utfører dem?
- Hvilke registreringer oppbevares og av hvem?
e) Hvis disse detaljene allerede er skrevet ned som arbeidsinstrukser for organisasjonen, er halve jobben gjort. Ikke skriv om igjen det som allerede er dokumentert. Noter navnet og tittelen på dokumentet for å føre kontroll med det, og om det senere er nødvendig å referere til det i andre dokumenter i systemet for kvalitetsstyring.
f) Du må også se på hvordan informasjon formidles mellom ansatte. Hvis det er en risiko for at denne informasjonen glemmes, misforstås eller uforvarende endres, må du insistere på å benytte en metode som bidrar til å unngå dette. Hensiktsmessige metoder er skriftlig eller elektronisk overføring.
g) Meget viktig – Sørg for at skriftlig dokumentasjon er enkel!
Tilbake til artikkelen om SMBer og ISO 9000.