Hvis du fortsetter med å trekke andre i organisasjonen med i arbeidet, vil de sannsynligvis vokse med systemet og tilføre det noe nytt. Systemet for kvalitetsstyring vil da gjenspeile virkeligheten i stedet for å være et urealistisk papirprodukt.
Det bør legges merke til følgende punkter:
a) Ikke lag unødvendige dokumenter, formularer og liknende.
b) Se på hva som gjøres nå og skriv ned prosedyrer eller fastsett prosesser for å vise hvordan jobben gjøres. Prosedyren må være virkelig og ikke beskrive hvordan du skulle ønske at jobben ble gjort. Hvis du oppdager at prosedyren ikke gjenspeiler hvordan arbeidet gjøres, må du enten oppdatere prosedyren eller skrive en ny. Lag bare et formular hvis det skal brukes til registrering fra en viktig aktivitet eller er til hjelp for noen. En signatur på, eller en utvidelse av, et eksisterende formular kan være tilstrekkelig.
Husk å oppbevare registreringer når
- et problem oppstår,
- et godt forslag fremsettes, eller
- en kunde eller ansatt uttrykker behov for tiltak.
c) For å iverksette systemet for kvalitetsstyring, må alle ha tilgang til dokumentasjonen som gjelder for deres aktiviteter. De må få innblikk i hvordan systemet for kvalitetsstyring virker og hvorfor kontroll med dokumenter sikrer at de har siste utgave av informasjonen som er aktuell for deres jobber slik at de kan stole på oppdatert informasjon når de fatter beslutninger.
d) Alle trenger å få opplæring for å forstå hvordan de kan holde systemet for kvalitetsstyring oppdatert hvis det gjøres endringer på områder som de har ansvaret for. De må også vite hvordan de skal gjøre endringer i systemet for kvalitetsstyring så vel som å notere seg problemer og fremsette forslag til forbedring. Husk at du må godkjenne endringer før de settes ut i livet.
Det er viktig å planlegge og utarbeide et program for intern revisjon og regelmessig sørge for at systemet for kvalitetsstyring holdes oppdatert og blir benyttet i hele organisasjonen. Det er ikke alltid lett å fastsette tiden som interne revisorer trenger, men interne revisjoner kan være et nyttig verktøy for å holde alle engasjert med systemet for kvalitetsstyring og se muligheter for forbedringer.
Tilbake til artikkelen om SMBer og ISO 9000.