De følgende punktene er det verd å legge merke til:
a) Hensikten med å sette i verk et system for kvalitetsstyring er å sørge for at virksomhetens aktiviteter gjennomføres på en kontrollert måte og at personer som er ansvarlige for de forskjellige aktivitetene kjenner og forstår sine roller og sitt ansvar
b) Dokumentasjon for systemet for kvalitetsstyring bør være et referansepunkt for å finne ut hvordan, når, hvor og noen ganger hvorfor en jobb skal utføres eller en aktivitet styres. Av denne årsak bør formuleringen være enkel og på det språket som benyttes på arbeidsplassen.
c) Hvis detaljer om arbeidet må være omfattende eller komplisert, kan anvendelse av en sjekkliste være metoden for å sikre at alt utføres i den rette rekkefølgen. Flygere for eksempel bruker en sjekkliste av denne årsaken.
d) Ikke glem at mennesker også trenger å vite hva som skal gjøres når ting går galt og at informasjonen må være lett tilgjengelig. For eksempel bør en bileiers håndbok oppbevares i bilens hanskerom.
e) Dokumentasjon bør være i et format som er lett å benytte. For eksempel:
- hvis datamaskiner brukes kan det være lettere å ha et elektronisk system i stedet for et på papir; og
- der det er språklige eller andre forskjeller blant de ansatte, kan det være nødvendig å benytte bilder eller flere oversettelser av dokumentene.
Dokumentasjon bør gjenspeile det som skjer i virksomheten nå. I løpet av revisjonsprosessen vil det bli stilt spørsmål om og sett etter objektive bevis på de ansattes anvendelse og forståelse av systemet for kvalitetsstyring. Det objektive beviset består av registreringer og annen dokumentasjon.
Tilbake til artikkelen om SMBer og ISO 9000.