Hender og pusslespillbrikker

Nytt rammeverk for ISOs standarder innenfor styrings- og ledelsessystemer

ISO har i løpet av årene utviklet og utgitt en rekke styrings- og ledelsessystemstandarder innenfor områder som kvalitet, miljø, informasjonssikkerhet og trafikksikkerhet. Disse standardene har hatt mange fellestrekk, men har hatt ulik struktur, ulike termer, definisjoner og formuleringer. Dette har ført til utfordringer i implementeringsfasen, og mange har ønsket og meldt behov for en grunnleggende harmonisering av styrings- og ledelsessystemstandardene.

I følge ISOs definisjon er et styrings- eller ledelsessystem et sett med samvirkende elementer som en organisasjon trenger for å nå sine mål. ISOs standarder utgjør en mal for hvordan organisasjonen kan etablere og drifte sitt eget styrings- og ledelsessystem. Noen umiddelbare fordeler av et vellykket styrings- og ledelsessystem er:

  • økt ressursutnyttelse
  • bedre risikostyring
  • forbedret brukertilfredshet ved at varer og tjeneste innfrir forventningene 

Ny overordnet struktur gir enklere prosess for organisasjonene (Anneks SL)
De fleste organisasjoner har mer enn bare ett styrings- og ledelsessystem som skal implementeres og eventuelt sertifiseres. Å gjennomføre dette i separate operasjoner er både tid- og ressurskrevende, noe som har ført til et markert behov for harmonisering av de ulike standardenes format, struktur, terminologi og krav.

For å imøtekomme dette behovet har ISO utviklet «Anneks SL Forslag til ledelsessystemstandarder», et overordnet rammeverk for et generisk styrings- og ledelsessystem og en mal for alle nye og reviderte styrings- og ledelsessystemstandarder.  Emne- og bransjespesifikke krav vil bli lagt til det generiske rammeverket etter behov.

Alle framtidige styrings- og ledelsessystemstandarder vil bygge på samme grunnstruktur, kjernetekst, felles språk, terminologi og definisjoner. Grunnstrukturen vil ikke endres, men ved behov vil emnespesifikke krav komme som tillegg i den enkelte standard.

De nye utgavene av ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljø) og ISO 45001 (arbeidsmiljø), som er under utvikling, bygger alle på Anneks SLs grunnstruktur.

Modell over standarder for ledelse og styring, og den nye grunnsrukturen

Figuren viser en oversikt over standarder for ledelse og styring og den overordnede grunnstrukeren for hvordan disse nå skal bygges opp.

Punkt 1: Omfang
Omfang angir hvilket emne og/eller bransje standarden gjelder for. Kravene er generelle og ment å være anvendelige for alle organisasjoner uavhengig av type, størrelse og plass i verdikjeden.

Punkt 2: Normative referanser
Her gis detaljer vedrørende referansestandarder eller publikasjoner som er obligatoriske å bruke sammen med den aktuelle standarden.

Punkt 3: Termer og definisjoner
Her utdypes terminologi og definisjoner som angår den aktuelle standarden i tillegg til alle fellestermer og definisjoner.

Punkt 4: Organisasjonens kontekst
Dette punktet består av fire underpunkter:

4.1.  Forstå organisasjonen og dens kontekst
4.2.  Forstå interesseparters behov og forventninger
4.3.  Bestemme omfanget av styrings- og ledelsessystemet
4.4.  Styrings- og ledelsessystemet

En viktig del av styrings- og ledelsessystemet er at organisasjonen må klargjøre hvorfor den eksisterer. Dette spørsmålet besvares delvis gjennom at organisasjonen definerer både interne og eksterne anliggender som kan ha innflytelse på organisasjonens resultat og alle interessepartenes forventninger og krav.

Organisasjonen må også kunne dokumentere styrings- og ledelsessystemets omfang og avgrensninger og sette det hele i sammenheng med organisasjonens forretningsmål.

Punkt 5: Lederskap
Punktet består av tre underpunkter:

5.1.  Lederskap og forpliktelse
5.2.  Policy
5.3.  Organisasjonens roller, ansvar og myndigheter

Den nye overordnede strukturen legger spesiell vekt på lederskap og ikke bare styring som har vært tilfellet i tidligere utgaver av standardene. Dette innebærer at toppledelsen i større grad stilles til ansvar, og forpliktelsene knyttet til organisasjonens styrings- og ledelsessystem, øker. Toppledelsen er ansvarlig for å integrere styrings- og ledelsessystemet i organisasjonens forretningsprosesser, tilføre de nødvendige ressurser og sørge for at systemet oppnår de forventede resultater. Den er i tillegg ansvarlig for å kommunisere betydningen av styrings- og ledelsessystemet og heve de ansattes forståelse og engasjement.

Punkt 6. Planlegging
Punktet består av to underpunkter:

6.1.  Tiltak for å håndtere risikoer og muligheter
6.2.  Styrings- og ledelsessystemets mål og planer for å oppnå dem

Punktet setter risikobasert tilnærming i forsetet. Så snart organisasjonen har avdekket risikoer og muligheter i punkt 4 må planer legges for hvordan disse skal møtes. Planleggingen omfatter risikohåndteringens «hva, hvem, hvordan og når». Denne proaktive tilnærmingen erstatter preventive aktiviteter og reduserer organisasjonens behov for korrigerende tiltak i etterkant. Spesiell oppmerksomhet rettes mot styrings- og ledelsessystemets mål. Disse bør være målbare, overvåket, kommunisert, i tråd med styrings- og ledelsessystemets policy og oppdateres fortløpende.

Punkt 7: Støtte
Punktet består av fem underpunkter:

7.1.  Ressurser
7.2.  Kompetanse
7.3.  Bevisstgjøring
7.4.  Kommunikasjon
7.5.  Dokumentert informasjon

Etter å ha tatt for seg kontekst, forpliktelser og planlegging må organisasjonen se på hvilken støtte som trengs for å nå målene. Dette inkluderer ressurser, målrettet intern og ekstern kommunikasjon og dokumentert informasjon, som erstatter de tidligere brukte termene «dokumenter», «dokumentasjon» og «registreringer».

Punkt 8: Drift
Punktet har ett underpunkt:

8.1.  Planlegging og styring av drift

Brorparten av styrings- og ledelsessystemets forutsetninger faller inn under dette punktet som omfatter både organisasjonens egne prosesser og prosesser hos tredjepart. Overordnet prosessledelse inkluderer nødvendige kriterier for styring av disse prosessene, inkludert metoder for å håndtere planlagte og ikke-planlagte endringer.

Punkt 9: Evaluering av prestasjon
Punktet består av tre underpunkter:

9.1.  Overvåkning, måling, analyse og evaluering
9.2.  Intern revisjon
9.3.  Ledelsens gjennomgang

Her må organisasjonen fastsette hva, hvordan og når en skal gjennomføre overvåkning, måling, analyser og evaluering. Intern revisjon inngår også i prosessen for å sikre at styrings- og ledelsessystemet samsvarer med både organisasjonens og standardens krav, og at det både implementeres og ivaretas på en god måte. Ledelsens gjennomgang ser på hvorvidt styrings- og ledelsessystemet er relevant og effektivt.

Punkt 10: Forbedring
Punktet har to underpunkter:

10.1.     Avvik og korrigerende tiltak
10.2.     Kontinuerlig forbedring

I et næringsliv som er i stadig endring, vil ikke alt gå helt som planlagt.  Punktet tar for seg metoder for å håndtere avvik og korrigerende tiltak, i tillegg til strategier for kontinuerlig forbedring.

Nye standarder i nytt rammeverk
Med de nye utgavene av ledelsesstandene for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø, og etableringen av det nye rammeverket kan organisasjoner nå se fram til en langt enklere prosess ved innføring av flere styrings- og ledelsessystemstandarder. Det vil gi mindre dobbeltarbeid og forvirring, færre konflikter, duplikater og misforståelser.

Sist oppdatert: 2015-11-29