Moderne bygning i mørket
(Foto: Fotogruppa ved Sollerudstranda skole)

Dette blir læreboka for fasilitetsstyring (FM)

Norske eksperter deltar aktivt i utviklingen av det som blir en ny og felles internasjonal standard for ledelse av FM (Facility Management). Standarden ISO 41001 kan brukes i enhver organisasjon, både offentlig og privat, og omfatter hele verdikjeden fra bestiller til leverandør. Den vil være et verktøy for de som vil utvikle og forbedre prosessene sine. ISO 41001 blir Norsk Standard når den utgis i 2018.

Den yngste profesjonen innenfor eiendom
Dagens FM-ledere møter flere utfordringer når de skal følge opp markedets ulike prioriteringer, økte forventninger, utvikling av teknologi og økt fokus på samfunnsansvar. Som den yngste profesjonen innenfor eiendomssektoren, bidrar fasilitetsstyring til 

  • effektiv drift
  • bedre trivsel
  • en bærekraftig utvikling
  • økt produktivitet
  • verdiskaping og lønnsomhet

til enhver organisasjon, privat som offentlig.

Målet med FM
Fasilitetsstyring har som mål å koordinere tjenestebehov, etterspørsel og tilbud til beste for bedriften. Ansvarsområdet for FM-ledere dekker alt fra

  • drift og vedlikehold av bygg,
  • organisering av arbeidsplasser og areal,
  • anskaffelser,
  • ivaretakelse av miljøkrav og
  • økonomi.

I en verden hvor nye behov i fasilitetsstyring utvikles hurtig, vil en ny ledelsesstandard gjøre det enklere å følge opp disse oppgavene.

Ett felles globalt språk
Stanley Mitchell, leder av ISO-komiteen som utarbeider den internasjonale standarden, sier dette om ISO 41001 Facility management — Management systems — Requirements with guidance for use:

ISO 41001 klargjør hva FM-ledelse er og hvorfor fasilitetsstyring er så strategisk viktig i enhver organisasjon når en arbeidsplass skal ledes, driftes og vedlikeholdes, verdiene skal forvaltes og driften skal effektiviseres

Behovet for en internasjonal mal som organisasjoner kan bli vurdert og målt opp mot har vært stort, og dette er bakgrunnen for at man ble enige om å utarbeide en felles internasjonal standard. Standarden representerer ett felles språk og et rammeverk som vil bli et meget nyttig verktøy for en global bransje.

ISO 41001 handler om å definere omfanget av ansvarsområdet og bygge en ledelsesstruktur for det avhengig av organisasjonens behov. Den definerer kriterier som et FM-team kan måles opp mot for å tilfredsstille behovene til den organisasjonen som de har ansvar for å betjene, og gir veiledning til hvordan kriteriene kan oppnås.

Utvikling av en ledelsesstandard på området er noe som er helt nytt for bransjen, og arbeidet har fått stor internasjonal oppmerksomhet. I ISO-komiteen har nær 30 land arbeidet sammen for å oppnå konsensus og utarbeide noe som er globalt relevant for FM-industrien.

Fire stikkord for FM
Fasilitetsstyring berører enhver organisasjon, stor som liten, og påvirker hvordan de fungerer på en rekke områder:

  1. Økonomi. Fasilitetsstyring utgjør den nest høyeste utgiftsposten for en bedrift og kan utgjøre et betydelig bidrag til bunnlinja.
  2. Effektivitet. Ledelse, drift og vedlikehold av areal og verdier påvirker kostnader og brukervennlighet.
  3. Overholdelse av krav. FM-ledere er ansvarlig for helse, sikkerhet, bygninger og å sikre at organisasjonen oppfyller kravene til arbeidsplasser og til de som blir påvirket av aktiviteten.
  4. Miljø og bærekraft. FM-ledere er ansvarlig for drift av arbeidsplassen og at det gjøres på en forsvarlig måte i forhold til miljøet lokalt og globalt.

En standard i to deler
ISO 41001 skal anvendes tilsvarende som kvalitetsstandarden ISO 9001 for dem som vil jobbe med kontinuerlig forbedring. Standarden beskriver hva en FM-organisasjon skal og bør gjøre (krav og anbefalinger) og består av to deler:

  • Hoveddel i kapittel 1 til 10. Her står kravene til et ledelsessystem for fasilitetsstyring når det gjelder alt fra planlegging, etablering, implementering, drift, måling, evaluering og vedlikehold av systemet. Standardens hoveddel følger samme oppbygging som alle de andre ledelses-standardene, eksempelvis for kvalitet (NS-EN ISO 9001), miljø (NS-EN ISO 14001), energi (NS-EN ISO 50001).
  • Tillegg A gir veiledning om hva som skal til for å oppfylle kravene. Veiledningen vil være nyttig i forbindelse med intern opplæring, kompetanseoppbygging, utvikling av bedriften og i undervisningssammenheng. Tillegget inneholder eksempler og sjekklister fra beste praksis på området og må tilpasses bedriftens formål, markedet og målene som settes. Tillegg A er på mange måter den viktigste og mest matnyttige delen av hele standarden.

ISO 41001 vil bli den viktigste læreboka innenfor fasilitetsstyring når den kommer. 

Det sier Olav Egil Sæbøe, NBEF/Pro-FM Consulting, som sammen med Christine Bergan, Ernst & Young AS, deltar som norske eksperter i arbeidsgruppen i ISO som utarbeider standarden. De to har gjort en formidabel jobb og bidratt til at standarden blir god og nyttig gjennom å dele sine erfaringer. Den norske komiteen SN/K 226 Fasilitetsstyring følger arbeidet tett gjennom dem.

Christine Bergan sier dette om prosessen med utvikling av standarden:

Jeg har opplevd det som interessant og lærerikt å delta i arbeidet, spesielt diskusjonene i arbeidsgruppen. Arbeidet med å få standarden og veiledningen til å bli nyttig for selskaper/organisasjoner i ulike land og bransjer med ulike rammebetingelser har vært krevende og det er veldig tilfredsstillende at vi nå har fått til det på en god måte

Men når kommer den?
Arbeidet med standarden startet i 2015 og allerede i sommer var den på offentlig høring. I slutten av september møtes arbeidsgruppen for å gjennomgå høringskommentarene og deretter skal standarden ferdigstilles. Planen er at standarden skal utgis sommeren 2018 som en internasjonal standard og samtidig som Norsk Standard NS-EN ISO 41001.

Spørsmål?
Ta kontakt med prosjektleder Merete Holmen Murvold

Sist oppdatert: 2017-09-22